文件生成

涉密文件管理的步，是在生成階段明確 “是否涉密”“密級(jí)等級(jí)” 與 “管理責(zé)任”，這是后續(xù)所有管理動(dòng)作的基礎(chǔ)，也是《保密法》對(duì)涉密載體管理的核心要求。

1、密級(jí)與保密期限的法定確定

根據(jù)《保密法》第十一條，國(guó)家秘密及其密級(jí)的具體范圍，由國(guó)家保密行政管理部門(mén)分別會(huì)同外交、公安、國(guó)家和其他中央有關(guān)機(jī)關(guān)規(guī)定。機(jī)關(guān)、單位對(duì)所產(chǎn)生的國(guó)家秘密事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家秘密及其密級(jí)的具體范圍的規(guī)定確定密級(jí)，同時(shí)確定保密期限和知悉范圍。

實(shí)操要求：文件生成時(shí)，需由承辦人提出密級(jí)、保密期限建議，經(jīng)單位保密工作機(jī)構(gòu)審核，報(bào)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；無(wú)明確密級(jí)范圍的，需向上級(jí)主管部門(mén)或同級(jí)保密行政管理部門(mén)請(qǐng)示，嚴(yán)禁 “先發(fā)文后定密” 或 “主觀臆斷定密”。

典型案例：某機(jī)關(guān)工作人員在起草 “區(qū)域性產(chǎn)業(yè)扶持政策草案” 時(shí)，未按規(guī)定申請(qǐng)定密，直接標(biāo)注 “內(nèi)部文件” 印發(fā)，后經(jīng)核查該草案涉及 “秘密級(jí)” 國(guó)家秘密，相關(guān)責(zé)任人因 “未定密即傳播” 違反《保密法》第四十九條，被給予警告處分。

2、規(guī)范標(biāo)注“涉密標(biāo)識(shí)”

《國(guó)家秘密載體管理規(guī)定》第十四條明確，涉密載體應(yīng)當(dāng)在封面或者首頁(yè)的左上角標(biāo)明密級(jí)和保密期限，地圖、圖紙、圖表在其標(biāo)題之后或者下方標(biāo)明密級(jí)和保密期限。

標(biāo)識(shí)格式：需采用 “密級(jí)★保密期限” 的統(tǒng)一格式，如 “機(jī)密★20 年”“秘密★5 年”；保密期限不確定的，標(biāo)注 “秘密★長(zhǎng)期”；知悉范圍需在文件末尾注明 “ XX 部門(mén) / 人員知悉”。

禁止行為：不得使用 “內(nèi)部資料”“注意保存” 等模糊表述替代法定涉密標(biāo)識(shí)，也不得遺漏密級(jí)或保密期限，否則視為 “未規(guī)范管理涉密載體”，需承擔(dān)《保密法》規(guī)定的行政責(zé)任。

文件流轉(zhuǎn)

涉密文件的流轉(zhuǎn)過(guò)程（分發(fā)、借閱、復(fù)制、傳遞）是泄密風(fēng)險(xiǎn)的高發(fā)環(huán)節(jié)，需嚴(yán)格遵循 “最小知悉范圍” 原則，通過(guò)閉環(huán)管理確保文件不脫離管控。

1、知悉范圍的“剛性約束”

《保密法》第十六條規(guī)定，國(guó)家秘密的知悉范圍，應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要限定在最小范圍。國(guó)家秘密的知悉范圍能夠限定到具體人員的，限定到具體人員；不能限定到具體人員的，限定到機(jī)關(guān)、單位，由機(jī)關(guān)、單位限定到具體人員。

分發(fā)管理：需建立《涉密文件分發(fā)臺(tái)賬》，記錄接收人姓名、部門(mén)、接收時(shí)間、文件編號(hào)，嚴(yán)禁 “隨意擴(kuò)大分發(fā)范圍”，如將 “中層以上干部知悉” 的機(jī)密級(jí)文件，分發(fā)給普通工作人員。

借閱管理：借閱涉密文件需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，明確借閱用途和期限，且在涉密場(chǎng)所（如保密室、涉密辦公室）查閱，嚴(yán)禁帶出涉密場(chǎng)所；借閱期間需妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，歸還時(shí)需由檔案管理員核對(duì)文件完整性（如頁(yè)碼、附件）。

2、傳遞與復(fù)制的法定限制

根據(jù)《保密法》第二十一條，傳遞國(guó)家秘密載體，應(yīng)當(dāng)通過(guò)機(jī)要交通、機(jī)要通信或者其他符合保密要求的方式進(jìn)行。禁止非法復(fù)制、記錄、存儲(chǔ)國(guó)家秘密。

傳遞要求：涉密文件跨單位傳遞需通過(guò)機(jī)要渠道（如郵政機(jī)要通信），嚴(yán)禁通過(guò)普通快遞、順豐、京東等非機(jī)要方式郵寄；內(nèi)部傳遞需由專人（涉密人員）負(fù)責(zé)，不得委托非涉密人員代傳，傳遞過(guò)程中需隨身攜帶，不得中途停留或存放于非涉密場(chǎng)所（如公共場(chǎng)所、私人車輛）。

復(fù)制限制：復(fù)制涉密文件需經(jīng)單位保密工作機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，且只能在涉密復(fù)印機(jī)上進(jìn)行，復(fù)制件需與原件標(biāo)注相同的密級(jí)和保密期限，同時(shí)登記《涉密文件復(fù)制臺(tái)賬》；復(fù)制后原件與復(fù)制件需分開(kāi)存放，禁止 “復(fù)制后不登記、不管控”，避免復(fù)制件流失。

文件存儲(chǔ)

涉密文件的存儲(chǔ)管理需兼顧 “物理防護(hù)” 與 “環(huán)境”，既要防止文件被竊取、篡改，也要避免因環(huán)境因素導(dǎo)致文件損壞或信息泄露，這是《國(guó)家秘密載體管理規(guī)定》對(duì)存儲(chǔ)環(huán)節(jié)的明確要求。

1、存儲(chǔ)場(chǎng)所與設(shè)備的法定標(biāo)準(zhǔn)

《國(guó)家秘密載體管理規(guī)定》第二十二條明確，涉密載體應(yīng)當(dāng)存放在符合國(guó)家保密標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)施、設(shè)備中，包括保密柜、保密室等。

保密室要求：需符合《國(guó)家保密標(biāo)準(zhǔn) 保密室建設(shè)規(guī)范》，安裝門(mén)禁系統(tǒng)（僅涉密人員可進(jìn)入）、視頻監(jiān)控（存儲(chǔ)時(shí)間≥3 個(gè)月）、防盜報(bào)警裝置，窗戶需安裝防盜網(wǎng)和防窺窗簾，且與非涉密區(qū)域物理隔離；

保密柜要求：需使用經(jīng)國(guó)家保密局認(rèn)證的 “涉密載體保密柜”，具備防火、防潮、防磁功能，存放絕密級(jí)文件的保密柜需配備雙重鎖（鑰匙分別由兩人保管），且存放環(huán)境需符合溫度 15-25℃、濕度 45%-60% 的標(biāo)準(zhǔn)，避免文件霉變或字跡褪色。

2、電子涉密文件的特殊存儲(chǔ)要求

對(duì)于以電子形式存在的涉密文件（如存儲(chǔ)在涉密硬盤(pán)、涉密 U 盤(pán)的文件），需額外遵循《涉密信息系統(tǒng)集成資質(zhì)管理辦法》的要求：

僅能存儲(chǔ)在經(jīng)國(guó)家保密局認(rèn)證的涉密存儲(chǔ)設(shè)備中，嚴(yán)禁存儲(chǔ)在普通電腦、非涉密 U 盤(pán)、云存儲(chǔ)（如百度云、阿里云）中；

涉密硬盤(pán)需進(jìn)行全盤(pán)加密（采用國(guó)家認(rèn)可的加密算法），且與涉密計(jì)算機(jī)綁定，不得隨意更換使用設(shè)備；

電子涉密文件需定期備份，備份介質(zhì)同樣需按涉密載體管理，避免因設(shè)備故障導(dǎo)致文件丟失。

文件銷毀

涉密文件的銷毀是管理的 “一環(huán)”，也是防止信息泄露的關(guān)鍵，需嚴(yán)格遵循 “先審批、后銷毀” 的流程，采用法定銷毀方式，確保文件 “不可復(fù)原”，這是《保密法》第四十八條對(duì)涉密載體銷毀的強(qiáng)制性要求。

1、銷毀前的審批與登記

《國(guó)家秘密載體管理規(guī)定》第三十條規(guī)定，銷毀涉密載體應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機(jī)關(guān)、本單位保密工作機(jī)構(gòu)審核批準(zhǔn)，并履行清點(diǎn)、登記手續(xù)。

審批流程：由文件保管部門(mén)提出銷毀申請(qǐng)，列明文件名稱、密級(jí)、數(shù)量、銷毀原因，經(jīng)單位保密工作機(jī)構(gòu)核查（確認(rèn)無(wú)留存必要、無(wú)未了事項(xiàng)），報(bào)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可組織銷毀；

登記要求：需建立《涉密文件銷毀臺(tái)賬》，記錄銷毀文件的詳細(xì)信息、銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、銷毀方式，臺(tái)賬需保存 3 年以上，以備核查。

2、法定銷毀方式與禁止行為

根據(jù)《國(guó)家秘密載體銷毀管理規(guī)定》，不同類型的涉密文件需采用對(duì)應(yīng)的銷毀方式：

紙質(zhì)文件：需使用經(jīng)國(guó)家保密局認(rèn)證的 “涉密文件粉碎機(jī)”，粉碎后的紙屑顆粒度需符合《國(guó)家保密標(biāo)準(zhǔn) 涉密載體銷毀與信息消除保密要求》（絕密級(jí)文件粉碎后顆粒度≤0.5mm×0.5mm，機(jī)密級(jí)≤2mm×2mm），嚴(yán)禁將紙質(zhì)涉密文件當(dāng)作普通垃圾丟棄或出售給廢品回收站；

電子涉密載體：涉密硬盤(pán)、涉密 U 盤(pán)需進(jìn)行物理銷毀（如通過(guò)專業(yè)設(shè)備粉碎、熔煉）或信息消除（采用國(guó)家認(rèn)可的信息消除工具，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)），嚴(yán)禁格式化后重新使用或隨意丟棄；

特殊載體：涉密光盤(pán)、磁帶需采用高溫焚燒或物理破碎方式銷毀，涉密照片、圖紙需先粉碎再焚燒，避免因載體殘留導(dǎo)致信息泄露。