PART01、文書檔案收集歸檔的通用范圍

（一）決策與管理類文書

此類文書是單位決策過程和管理活動的直接記錄，反映了單位的核心工作方向和管理思路，具有的保存價(jià)值。具體包括：各類會議材料，如黨委（黨組）會議、董事會、總經(jīng)理辦公會、行政辦公會、專題工作會等的會議通知、議程、簽到表、會議紀(jì)要、會議記錄、會議決議、會議討論的議題材料及相關(guān)附件；單位制定的各類規(guī)章制度、管理辦法、實(shí)施細(xì)則、工作方案、規(guī)劃綱要等，包括制度的制定草案、征求意見稿、審批稿、正式印發(fā)件及制度解釋、修訂、廢止的相關(guān)文件；重要決策形成的材料，如重大項(xiàng)目審批材料、重要事項(xiàng)請示與批復(fù)、決策論證報(bào)告、可行性研究報(bào)告等；單位內(nèi)部管理相關(guān)材料，如組織架構(gòu)設(shè)置文件、崗位職責(zé)說明書、人員編制文件、內(nèi)部考核辦法及考核結(jié)果等。

（二）對外往來與公務(wù)辦理類文書

此類文書記錄了單位與外部單位、個(gè)人之間的公務(wù)往來和業(yè)務(wù)辦理過程，是體現(xiàn)單位對外職能履行的重要依據(jù)。具體包括：請示與批復(fù)類文件，向上級主管部門報(bào)送的各類請示、報(bào)告及上級的批復(fù)、批示；函件類文件，與平級單位、相關(guān)協(xié)作單位之間的商洽函、詢問函、答復(fù)函、告知函等；通知與通告類文件，上級下發(fā)的各類通知、通告，本單位下發(fā)的對外通知、通告等；公務(wù)活動記錄，如對外考察報(bào)告、調(diào)研材料、洽談記錄、合作協(xié)議、合同文本及相關(guān)履行材料等；信訪工作材料，群眾來信來訪記錄、信訪事項(xiàng)處理意見、復(fù)查復(fù)核材料等。

（三）人事與勞資類文書

此類文書涉及單位人員管理和勞動關(guān)系，直接關(guān)系到職工合法權(quán)益和單位人事工作的規(guī)范性。具體包括：人員錄用與調(diào)配材料，招聘公告、錄用審批表、干部職工調(diào)動介紹信、任免文件、聘用合同、解聘材料等；人事檔案核心材料，如職工履歷表、自傳、考核鑒定材料、獎(jiǎng)懲材料、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘材料、學(xué)歷學(xué)位證明、資格證書復(fù)印件等；勞資管理材料，工資調(diào)整方案、薪酬管理制度、社會保險(xiǎn)繳納材料、公積金繳存材料、考勤記錄、加班審批材料、休假申請及審批材料、離退休人員相關(guān)材料。

（四）財(cái)務(wù)與資產(chǎn)類文書

此類文書反映了單位的財(cái)務(wù)收支和資產(chǎn)變動情況，是保障單位資產(chǎn)、規(guī)范財(cái)務(wù)運(yùn)作的重要憑證。具體包括：財(cái)務(wù)管理制度與辦法，如財(cái)務(wù)核算制度、經(jīng)費(fèi)管理辦法、報(bào)銷制度等；財(cái)務(wù)收支憑證，如會計(jì)憑證（原始憑證、記賬憑證）、會計(jì)賬簿（總賬、明細(xì)賬、日記賬等）、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告（月度、季度、年度報(bào)表及附注）、審計(jì)報(bào)告（內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告）；資產(chǎn)相關(guān)材料，如固定資產(chǎn)購置審批材料、采購合同、驗(yàn)收報(bào)告、固定資產(chǎn)卡片、盤點(diǎn)記錄、資產(chǎn)處置審批材料及相關(guān)憑證；經(jīng)費(fèi)申請與審批材料，如專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)申請、預(yù)算編制材料、預(yù)算調(diào)整審批材料、決算報(bào)告等。

（五）業(yè)務(wù)開展與項(xiàng)目實(shí)施類文書

此類文書是單位核心業(yè)務(wù)工作和具體項(xiàng)目實(shí)施過程的直接記錄，體現(xiàn)了單位的職能履行成效。具體包括：業(yè)務(wù)工作規(guī)劃與總結(jié)，如年度業(yè)務(wù)工作計(jì)劃、季度工作小結(jié)、年度工作總結(jié)、專項(xiàng)工作總結(jié)等；業(yè)務(wù)辦理材料，如各類業(yè)務(wù)申請表、審批表、受理憑證、辦理結(jié)果通知書等；項(xiàng)目實(shí)施材料，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告、項(xiàng)目竣工資料、項(xiàng)目后續(xù)維護(hù)記錄等；業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)材料，如各類業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)表、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告等。

（六）宣傳與信息公開類文書

此類文書記錄了單位的對外宣傳工作和信息公開情況，是展現(xiàn)單位形象、保障公眾知情權(quán)的重要載體。具體包括：宣傳材料，如單位簡介、宣傳冊、海報(bào)、宣傳片腳本及相關(guān)制作材料、新聞稿、媒體報(bào)道剪輯等；信息公開材料，如信息公開目錄、公開指南、公開申請?zhí)幚聿牧稀⒐_事項(xiàng)文本等；網(wǎng)站及新媒體運(yùn)營材料，如網(wǎng)站內(nèi)容發(fā)布記錄、新媒體平臺運(yùn)營記錄、留言回復(fù)記錄等。

（七）其他具有保存價(jià)值的文書材料

除上述類別外，其他能夠反映單位工作歷史面貌、具有查考利用價(jià)值的文書材料也需歸檔，包括：單位獲得的榮譽(yù)稱號、獎(jiǎng)勵(lì)證書、獎(jiǎng)牌（復(fù)印件）及相關(guān)申報(bào)材料；單位參與社會活動、公益事業(yè)的相關(guān)材料；重要的電話記錄、傳真件、電子公文的打印件及電子載體備份；與單位歷史發(fā)展相關(guān)的其他材料，如單位成立批復(fù)、歷史沿革材料等。

PART02、不同主體的文書檔案收集歸檔特殊范圍

（一）行政機(jī)關(guān)（含黨群機(jī)關(guān)）

行政機(jī)關(guān)的文書檔案需突出政務(wù)管理和公共服務(wù)職能，特殊范圍包括：政策法規(guī)類材料，如地方性法規(guī)、政府規(guī)章的起草說明、征求意見稿、審議通過材料、公布文件及解釋材料；行政執(zhí)法類材料，如行政處罰決定書、行政復(fù)議決定書、行政強(qiáng)制文書、執(zhí)法檢查記錄、案卷材料等；政務(wù)服務(wù)類材料，如行政審批事項(xiàng)清單、辦事指南、審批流程材料、政務(wù)服務(wù)平臺運(yùn)行記錄等；應(yīng)急管理類材料，如應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練記錄、突發(fā)事件處置報(bào)告、應(yīng)急物資儲備材料等；人大代表建議、政協(xié)委員提案的辦理材料，包括辦理答復(fù)件、辦理情況說明等。

（二）事業(yè)單位（按行業(yè)分類）

1.教育類事業(yè)單位（學(xué)校、幼兒園等）：特殊范圍包括招生錄取材料（招生簡章、錄取名單、錄取通知書存根）、學(xué)籍管理材料（學(xué)籍卡、成績單、畢業(yè)登記表、學(xué)位授予材料）、教學(xué)管理材料（課程設(shè)置方案、教學(xué)大綱、教案、教研活動記錄、考試試卷及分析報(bào)告）、學(xué)生管理材料（學(xué)生獎(jiǎng)懲材料、社團(tuán)活動記錄、助學(xué)貸款材料）、基建類材料（校園建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收材料）等。

2.醫(yī)療類事業(yè)單位（醫(yī)院、衛(wèi)生院等）：特殊范圍包括醫(yī)療質(zhì)量管理材料（診療規(guī)范、病歷管理制度、醫(yī)療差錯(cuò)處理材料）、病歷資料（住院病歷、門診病歷、檢查報(bào)告、手術(shù)記錄等，需按醫(yī)療檔案管理規(guī)定歸檔）、公共衛(wèi)生服務(wù)材料（疫苗接種記錄、傳染病防控材料、健康體檢報(bào)告）、醫(yī)療器械采購與管理材料、藥品管理材料等。

3.科研類事業(yè)單位（科研院所等）：特殊范圍包括科研項(xiàng)目申報(bào)材料、立項(xiàng)批復(fù)、科研合同、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、科研成果報(bào)告、成果鑒定材料、專利申請材料、論文論著發(fā)表材料、科研經(jīng)費(fèi)使用材料等。

（三）企業(yè)單位（按類型分類）

1.生產(chǎn)制造類企業(yè)：特殊范圍包括生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)工藝文件、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、原材料采購合同及檢驗(yàn)報(bào)告、生產(chǎn)過程記錄、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品合格證、生產(chǎn)設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、生產(chǎn)管理制度及檢查記錄、環(huán)保達(dá)標(biāo)材料等。

2.商貿(mào)流通類企業(yè)：特殊范圍包括采購合同、銷售合同、供貨協(xié)議、客戶資料、銷售報(bào)表、庫存管理記錄、物流運(yùn)輸單據(jù)、市場調(diào)研材料、營銷方案及實(shí)施記錄等。

3.金融類企業(yè)（銀行、保險(xiǎn)、證券等）：特殊范圍包括金融產(chǎn)品開發(fā)材料、客戶開戶資料、業(yè)務(wù)辦理憑證、風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告、監(jiān)管部門檢查材料、合規(guī)審查材料、理財(cái)產(chǎn)品說明書及相關(guān)協(xié)議等。

4.房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)：特殊范圍包括土地出讓合同、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、商品房預(yù)售許可證、房屋買賣合同、竣工驗(yàn)收備案材料、物業(yè)交接材料等。

（四）社會團(tuán)體（協(xié)會、商會、基金會等）

社會團(tuán)體的文書檔案需突出行業(yè)服務(wù)和會員管理職能，特殊范圍包括：社會團(tuán)體登記材料（成立登記申請表、章程、驗(yàn)資報(bào)告、登記證書）、會員管理材料（會員名冊、入會申請表、會員證發(fā)放記錄、會員大會材料）、行業(yè)服務(wù)材料（行業(yè)調(diào)研報(bào)告、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定材料、培訓(xùn)活動材料）、慈善公益類材料（捐贈協(xié)議、捐贈憑證、公益項(xiàng)目實(shí)施材料、資金使用報(bào)告）等。

PART03、文書檔案收集歸檔的核心要求

（一）真實(shí)性與完整性要求

歸檔的文書材料必須是真實(shí)反映單位工作情況的原始記錄，不得偽造、篡改。同時(shí)，要保證文書材料的完整性，即一份文書的所有組成部分都需歸檔，包括正文、附件、審批意見、簽署頁、修改稿等；一個(gè)工作事項(xiàng)或業(yè)務(wù)流程的相關(guān)文書材料需全部收集，形成完整的檔案鏈條，確保能夠反映該事項(xiàng)的全過程。

（二）時(shí)效性與及時(shí)性要求

文書檔案的收集歸檔工作應(yīng)具有時(shí)效性，一般情況下，日常工作中形成的文書材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)整理歸檔；年度性、階段性工作的文書材料應(yīng)在年度結(jié)束或階段工作完成后3-6個(gè)月內(nèi)完成歸檔；重大項(xiàng)目、重要活動的文書材料應(yīng)在項(xiàng)目竣工或活動結(jié)束后及時(shí)歸檔，最長不超過1年。及時(shí)歸檔能夠避免文書材料的丟失、損毀，保障檔案的時(shí)效性和可用性。

（三）載體與格式要求

歸檔的文書材料載體應(yīng)符合檔案保存要求，紙質(zhì)材料需使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的紙張，字跡清晰、耐久，不得使用易褪色的筆書寫；電子文書材料需符合電子檔案管理規(guī)范，確保載體穩(wěn)定、可讀，同時(shí)需備份紙質(zhì)打印件或形成電子檔案歸檔。文書材料的格式應(yīng)規(guī)范，文件標(biāo)題、文號、簽發(fā)人、成文日期、附件說明等要素齊全，裝訂整齊，便于查閱利用。

（四）鑒定與篩選要求

并非所有形成的文書材料都需要?dú)w檔，需對文書材料進(jìn)行鑒定篩選。重點(diǎn)保留具有或長期保存價(jià)值的文書材料，對于短期保存價(jià)值的文書材料，可按規(guī)定保存一定期限后銷毀；對于無保存價(jià)值的文書材料，應(yīng)及時(shí)清理，不得歸檔。鑒定工作需由單位檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同開展，確保鑒定結(jié)果科學(xué)合理。

（五）交接與歸檔手續(xù)要求

文書材料的移交歸檔需辦理正式的交接手續(xù)，移交部門和檔案管理部門需共同核對移交材料的數(shù)量、質(zhì)量，填寫《檔案移交清單》，明確移交人、接收人、移交日期等信息，雙方簽字確認(rèn)后存檔。檔案管理部門接收材料后，需及時(shí)進(jìn)行分類、編號、整理、入庫，建立檔案檢索目錄，方便后續(xù)查閱利用。

（六）保密與要求

對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密、工作秘密或個(gè)人隱私的文書檔案，在收集歸檔過程中需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，采取保密措施，確保檔案信息。歸檔后，需按保密等級進(jìn)行分類管理，設(shè)置相應(yīng)的查閱權(quán)限，嚴(yán)禁擅自查閱、復(fù)制、傳播保密檔案。同時(shí)，要做好檔案的保管工作，防范火災(zāi)、水災(zāi)、蟲害、霉變等自然災(zāi)害和人為損壞，定期對檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)。